Kick Off Meeting adalah rapat perdana proyek di antara semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Umumnya kick off meeting diadakan tidak lama setelah perjanjian kerja atau kontrak antara pemilik proyek dan pelaksana proyek ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Mengapa Kick Off Meeting diperlukan?
Pada proyek berskala besar, biasanya proses perjanjian kerja atau kontrak antara pemilik proyek dan pelaksana proyek dilakukan oleh tim pengadaan atau manajemen atas masing-masing organisasi, namun untuk pelaksanaan proyek dilimpahkan ke bagian tim pelaksanaan proyek dari masing-masing organisasi. Untuk itu suatu rapat perdana proyek yang melibatkan semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek perlu diadakan untuk mendapat pemahaman yang sama tentang proyek tersebut.
Lalu apa saja diagendakan dan dibahas dalam Kick Off Meeting?
Tidak ada standar atau aturan yang baku tentang apa yang diagendakan dalam kick off meeting, namun secara umum dapat sebagai berikut:
1. Perkenalan anggota tim, baik dari sisi pemilik proyek maupun juga pelaksana proyek dan juga pihak-pihak lain yang terlibat jika ada, misalnya jika pemilik proyek menggunakan jasa konsultan dalam menjalankan proyek ini. Masing-masing pihak menjelaskan struktur organisasi pelaksanaan proyek.
2. Penjelaskan secara ringkas ruang lingkup proyek dan peran masing-masing organisasi dalam pelaksanaan proyek dan jadwal waktu pelaksanaan proyek.
3. Prosedur komunikasi proyek, misalnya bagaimana surat-menyurat dilakukan, kepada siapa ditujukan dan apakah harus dalam bentuk hardcopy atau bisa dalam softcopy. Juga apakah komunikasi via email bisa dianggap komunikasi resmi, dan sebagainya.
4. Prosedur persetujuan dalam pelaksanaan proyek, misalnya siapa yang mengajukan, siapa yang mereview, dan siapa yang memberi persetujuan. Juga berapa lama proses tersebut harus diselesaikan.
5. Prosedur pembayaran, misalnya dokumen apa saja yang harus dilengkapi dalam proses pembayaran dan bagaimana alur proses pembayaran.
6. Bentuk laporan yang harus dibuat oleh pelaksana proyek kepada pemilik proyek, bagaimana formatnya dan apakah harus dalam bentuk laporan harian, mingguan, bulanan, atau bagaimana.
7. Hal-hal lain yang dianggap perlu untuk diketahui dan disepakati oleh para pihak agar pelaksanaan proyek menjadi lebih lancar.
Sumber –> manajemenproyek.com